行政专员年度述职报告_2015年度公司行政专员工作总结

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　　一、   业务知识和工作技能自我评估

　　大致来说，职业素养包含职业道德、职业技能、职业行为、职业作风和职业意识等方面，个人认为，如果一一细说既浪费时间也过于文绉，所以，就从以下5个相对被公认的要素来阐述并同时描述我的业务知识和工作技能。

　　一、工作信心截至XX年1月5日，本人入司已满4年又一个月，所任岗位也由总部文员、行政秘书、总经理秘书到行政专员，虽然所涉及的工作性质没有太大的本质区别，但却是涉及面最广的工种（尤其是总部文员时期），所以对公司的了解、对自身工作的了解可以说是比较透彻的，在此基础上，对于常态事项、专案工作甚至突发事件都能应付自如，甚至帮助其他部门的人员了解情况和获取信息。本人的性格特点偏静，这使得我能突出发扬我的耐心和亲和力这两大优势做好自身的工作。行政工作繁杂，需要有个好脾气才能应付，同事都是我的内部客户，总部的义务是全心全意为门店服务，行政专员的义务是为所有同事服务，提供无忧的后勤保障。二、工作能力任总部文员时期，本人就通过业余时间参加培训，考取了国家秘书中级资格证，并有幸在后来的实践工作中得到了升华，毛主席说，实践是检验真理的唯一标准，运用到工作中，就是实操是检验理论的唯一标准。不但要利用所学到的理论知识来科学地指导自己工作的可实践性和条理性，还要通过这期间所犯的错，所获的成功来不断筛选、沉淀最后变成自己最引以为傲的经验。客观地说，本人不是最优秀的，但是绝对是虚心和上进的。本着脚踏实地的工作态度，踏踏实实地做好每一件本职工作，努力学习相关业务知识，并通过各种渠道来丰富自己的资源，以便在需要时，可以快速而准确地达成目的。工作中难免犯错，但错误是用来警示以后不再犯错的好老师，通过总结错误，可以把工作更加准确化、精细化，提高效率。三、沟通        沟通是处理人际关系的必要方式，对于行政工作，尤其重要。如果沟通不及时、不准确，会严重影响工作的效率甚至出现南辕北辙的错误。建立良好的人际关系是沟通的金钥匙，平时注重同事间的友好关系，力所能及地帮助身边需要帮助的同仁，相互支持工作，有助于大家积极、有效地推动工作进度。四、创造         工作如果是一成不变的，就会没有生机，久而久之更会影响工作情绪，间接地为高效工作筑起一道无形的城墙。在日常工作中，通过对细节的观察，努力找寻改进的可能，使工作生动、充满乐趣，也在潜移默化中提升了自己的创新思维能力，为总部的同事们带来便捷的服务和愉悦的视觉感受，我一直在改进。五、合作独木难成林，在社会群体中，没有人能独自生存，在公司也一样，没有多少工作是可以不需要任何人帮助就可以独立完成的。不仅仅针对自己，同样适用于任何人。在平日里，积极参与、配合同事的工作，提供必要的协助，创建良好的工作氛围，使之良性循环下去，是本人一直遵循的不二法则。

　　二、         年度工作绩效总结

　　（一）     总结年度常态工作完成况，分析不足及改进方向

　　自XX年底从总经理办公室借调到人资部协助oa系统建架工作以来，XX年整年的工作都是围绕oa系统建架、管理以及行政工作展开。

　　1、oa部分——与前人事行政经理董新峰一同完成

　　1）前期收集各部门的需求和必要数据；

　　2）学习oa建架的基本方法并熟悉软件的操作；

　　3）流程的搭建；

　　4）知识库的搭建；

　　5）对oa的使用进行培训；

　　6）平时对oa使用过程中的问题进行指导，并针对各部门的实际需求，修改不适合的流程；

　　7）与oa公司的售后人员保持沟通，及时了解相关的更新知识，并及时为软件升级；

　　8）资产的电子档维护；

　　2、行政工作部分

　　1）每月汇总各部门办公用品需求，预估当月清洁用品用量并进行申购、验收和发放。并进行一定量的办公用品储备，以备各部门的不时之需；

　　2）负责总部宿舍的入住接收、安排、检查，并在每月第一天提供前一个月的住宿明细和费用给财务部进行分割；每月汇总门店宿舍的入住情况并关注是否有异况，及时与领导沟通，并尽快解决问题。关注展店门店的宿舍租赁情况，与展店人员对接房屋选择、合同签订，协助追踪审批情况并建档；

　　3）收集总部过生日人员的名单，并准备贺卡、礼物、鲜花预定。提醒各总监、副总向各自的分管人员致以生日祝福；123

　　4）接收会议室查询、预定，并在月初统计上个月的会议情况，并公布于oa上（此项工作后中途停止了几个月，于XX年1月重新开始统计，现移交给前台）；

　　5）例行办公室5s、仪容仪表检查，提醒各部门人员及时整改。若有拒不整改或情节严重的，报人事行政经理发文通报批评。检查会议室等公共区域的环境卫生，为达到最佳视觉效果提出改善建议并申报执行；

　　6）总部备用钥匙管理；

　　7）咖啡机管理。关注咖啡粉、奶茶粉用量，及时申购、添加。发生故障时联系厂家前来维修等；

　　8）不定时检查保洁人员的工作，并协调处理她们反映的问题：如维修、清洁用品质量、损耗、安全问题等等；

　　9）总部办公室设备、资产维护登记、调拨。不定时检查总部灯具、水管、窗帘等以及其他设备（如打印机、数码相机等物品报修和追踪）的完好情况，及时进行更换、维修或申请报废。对采购买回的资产、设备进行验收，并登记到个人名下进行保管；对于部门申购物品提供依据和建议，如：是否有库存、是否可调拨等；

　　10）    追踪定期维护、保养的事项。如冰箱断电除冰透气、净水器滤芯更换、地毯清洗、消杀四害等；

　　11）    起草或协助人事行政经理进行规章制度的拟定和修缮，并关注执行情况；

　　12）    行政类事务发布公文起草；

　　13）    挂号信领取和送达，并对无署名的信件进行判断处理。

　　14）    办公室杂志、报刊需求征集、订购；

　　15）    人文关怀执行，准备贺卡、申请相关的礼钱或慰问金，并送达当事人的领导处；

　　16）    每月集团彩铃、集团vpn新增、退出人员登记、送办理；

　　17）    部门每月花费报销、以及其他报销单送签；

　　18）    公共设施出现问题时，与物业联系，并追踪处理情况；

　　19）    节日期间的办公室布置。包括物料申购、采买、报销、布置、回收、储存；

　　20）    员工活动、大型会议的组织或协助组织。如：XX年的年会、横店游、员工活动场地联系和租赁等；

　　21）    其他领导交办工作和协作工作。如：XX年增加4间总监办公室事宜的联系和协调；外单位来访时的会议室布置、相关物料提供等；

　　以上为主要的日常工作。在执行过程中，可能还有其他临时突发事宜，这里就不一一罗列了。如职业素养中的陈述，本人的工作本着务实、创新、细心、服务的指导理念，力求为总部人员提供一个良好的办公环境和无忧的后勤支持。份内的工作认真完成，有临时增加的工作能主动加班；对于同事的困难也是尽心尽力地协助，从不推脱。平日细心收集与行政有关的各类信息，提供给需要的人员

　　（二）   总结年度专案工作完成况，分析不足及改进方向

　　1、XX年总部年会举办——人事行政经理董新峰协助

　　ø        事件背景：本此年会是公司成立以来的第一届年会，客观来说，规模中等，形式保守。

　　ø        会议安排及遇到的问题：

　　1）      会议规格、时间、地点确定；

　　2）      会议日程安排；

　　3）      会议需要物料准备、追踪到位；

　　4）      与会人员数量确定以及交通工具、住宿、游览安排；

　　5）      会议当天的组织和协调；

　　6）      会后费用报销及总结。

　　ø        检讨部分

　　1)      会议规格的确定花了较长的时间，导致一部分工作展开后，却因为规格的更改而化为无用，人力、财力上的花费和公司信誉方面都会有或多或少的影响；

　　2)      该次会议最大的纰漏在手提袋的烫字问题上。因为该方案确认的时间较晚，没有足够的时间进行样稿确认就急匆匆地印刷，导致出货粗糙且有严重错误（公司网址打错：www.diyifanwen.com，被烫成了www.diyifanwen.com），虽然错在印刷公司，但是我们却是直接的受损方，不但降低了会议整体质量，也给与会人员留下了不够细致的印象。最后由供应方提供没有带logo的手提袋来替代；

　　3)      有鉴于此次会议所呈现出来的匆忙状况，建议XX年的年会至少提前一个月开始筹备，会议的规格和曝光程度应谨慎确认，之后就不宜改动，筹备人员朝着一个方向去准备，沉着而漂亮地打造第二届的百利亨年会。123

　　2、总部员工横店游

　　ø        事件背景：此次是公司总部成立以来第一次大型户外游，从举办的时间、出游地点、方式选择到活动经费的预估、活动细节安排等前后断断续续花费了大约2个月左右的时间。本身比较成功，但是旅途的时间带给大家的劳累在很大程度上降低了大家的满意度。

　　ø        活动安排：

　　1）      活动地点和日期选择；

　　2）      活动经费评估；

　　3）      活动细节安排。与旅行社商讨行程表；

　　4）      筛选参与人员的资格并确定最后人数。包括因公或因私无法参加活动的人员；

　　5）      活动组别安排和注意事项宣布；

　　6）      活动过程中的组织和企业文化的宣传；

　　7）      安全返回并报销结案。

　　ø        检讨部分：活动后，对于因公务而未能参加旅游的同事的补贴事宜未能一次性处理好，遗漏了3名同事，但核对后立即为他们补了申请，并确认领到补贴。

　　3、总部增加4间总监办公室以及影音工工程部搬迁事宜主办和协调

　　ø        事件背景：由于高管增加，总监办公室不足，林总下达指令将原企划部工作区和制歌组工作间改造成总监办公室。

　　ø        工程安排：

　　1）      发工作联系单请展店中心安排工程事宜；

　　2）      协助企划部和制歌组人员做好搬离工作，并安排好新的办公区域（包括桌椅摆放、组装联系、环境布置建议、追踪实施等）；

　　3）      施工进度追踪和工程中的协助；

　　4）      时候的费用报销、结案。

　　ø        检讨部分

　　由于是总经理直接交办，且工程大，工期紧，事前疏忽了立项申请，导致展店中心在报销材料费用时没有依据。后补上申请，并提供了详尽的数据支持，通过了审核并顺利报销结案。

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